Datenschutzhinweise zur Bestellung der Printprodukte für die Kampagne „Blasmusik-Storys“

Stand: 01.03.2023

1) Allgemeine Informationen 

Diese Datenschutzhinweise beziehen sich auf den Bestellvorgang im Rahmen der Kampagne „Blasmusik-Storys“. Die Datenschutzerklärung der Webseite www.blasmusik4u.de finden Sie hier.

1.1)  Verantwortlicher i. S. d. Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) 

Nordbayerischer Musikbund e.V. & Nordbayerische Bläserjugend e.V. 
An der Spielleite 12
97294 Unterpleichfeld
Telefon: 09367 / 988 689-0 & 09367 / 988689-5
Telefax: 09367 / 986 397-1
Geschäftsstelle: geschaeftsstelle@nbmb-online.de & info@blaeserjugend.de

1.2) Datenschutzbeauftragter i. S. d. Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt:

ITs Hein GmbH 
Andreas Hein
Kulmbacher Straße 27b
95460 Bad Berneck im Fichtelgebirge
E-Mail: datenschutz@nbmb-online.de  

2) Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Bestellung

Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen der Bestellung von Printprodukten für die Kampagne „Blasmusik-Storys“ personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Angabe der personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) erfolgt auf vertraglicher Basis bzw. aufgrund einer Einwilligung. Um Printprodukte zu bestellen bzw. für den Vertragsabschluss, ist es erforderlich die geforderten personenbezogenen Daten bei der Bestellung anzugeben (Art. 13 Abs. 2 lit. e). Bei der Bestellung ist die Angabe der genannten Daten verpflichtend. Außerdem muss der Bezirk, Kreis und Name des Vereins des Bestellers angegeben werden. Wenn diese Daten nicht angegeben werden, kann keine Bestellung durchgeführt werden. 

Sobald die Daten beim Bestellvorgang angegeben und dann abgesendet wurden, werden die Daten in der Datenbank von www.blasmusik4u.de gespeichert. In dieser Datenbank sind die Daten für die Mitarbeiter der Verbandsgeschäftsstelle sowie den Administrator von www.blasmusik4u.de sichtbar. Der Zugriff auf die Daten ist durch ein Benutzersystem mit Benutzerkonto und Passwort geschützt. Außerdem wird eine automatische, über das TSL-Verfahren verschlüsselte E-Mail mit den Bestelldaten an info@blasmusik4u.de gesendet. Diese E-Mails können von den Mitarbeitern der Geschäftsstelle eingesehen werden. Daraufhin wird eine automatische, über das TSL-Verfahren verschlüsselte Bestätigungsmail an die vom Besteller angegebene E-Mail-Adresse verschickt. Diese E-Mail dient dazu, den Eingang der Bestellung zu bestätigen. Es wird ebenso eine automatische, über das TSL-Verfahren verschlüsselte Bestätigungsmail an den 1. Vereinsvorsitzenden des jeweiligen Vereins verschickt. Diese E-Mail dient dazu, den Eingang der Bestellung auch gegenüber des 1. Vorsitzenden zu bestätigen. Außerdem sollen so ggf. falsche Bestellungen abgefangen werden, die nicht für den jeweiligen Verein gedacht waren. 

Die E-Mail-Adresse des 1. Vorsitzenden wird von den Vereinsverantwortlichen über die Vereinsverwaltung des Nordbayerischen Musikbundes dem Verband übermittelt und automatisch für den E-Mail-Versand verwendet. Im Hintergrund passiert dafür folgendes: Über die Auswahl von Bezirk, Kreis und Verein wird der Verein eindeutig mit seiner Vereins-ID identifiziert. Diese Vereins-ID aus dem Bestellformular wird mit den Daten in der Vereins- bzw. Verbandsverwaltung abgeglichen und die E-Mail-Adresse des 1. Vorsitzenden für den E-Mail-Versand ausgegeben. 
Um die Bestellungen daraufhin den Vereinen zukommen lassen zu können, werden die dem Verband über die Vereins- bzw. Verbandsverwaltung vorliegenden Adressdaten der 1. Vorsitzenden verwendet. 

Die Daten werden ausschließlich zur Abwicklung der Bestellungen und ggf. zur Kontaktaufnahme mit dem Besteller verwendet. Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den Zweck der Vor- und Nachbereitung der Bestellungen erforderlich ist. Sind die Daten danach nicht mehr erforderlich, werden sie unverzüglich gelöscht bzw. nach Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelöscht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Übermittlung und Offenlegung von personenbezogenen Daten
Im Rahmen der Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommt es vor, dass die Daten an andere Stellen, Unternehmen, rechtlich selbstständige Organisationseinheiten oder Personen übermittelt oder sie ihnen gegenüber offengelegt werden. Diese Empfänger sind: 

  • der IT-Dienstleister bzw. Administrator, Alexander Deß, der die Webseite www.blasmusik4u.de betreut, und
  • die Mitarbeiter der Geschäftsstelle des Verantwortlichen.

Um die Bestellungen den Vereinen zukommen zu lassen, behält sich der Verantwortliche vor

  • entweder externe Versanddienstleister zu beauftragen (hier wird je nach Gewicht der Bestellung abgewogen und ein passender Dienstleister ausgewählt), die Bestellungen direkt an die 1. Vereinsvorsitzenden zu schicken.
  • oder die Bestellungen mithilfe eines externen Versanddienstleisters (hier wird je nach Gewicht der Bestellung abgewogen und ein passender Dienstleister ausgewählt) an die Kreisvorsitzenden bzw. Kreisjugendleiter des Verantwortlichen zu verschicken, die diese dann an die Vereine ihres Kreise verteilen.
  • oder über die Mitarbeiter der Geschäftsstelle selbst an die Kreisvorsitzenden, Kreisjugendleiter bzw. 1. Vereinsvorsitzenden zu liefern.

Dafür werden die Namen und Adressdaten der 1. Vorsitzenden ggf. an externe Versanddienstleister weitergegeben. Die Kreisvorsitzenden bzw. Kreisjugendleiter haben auf diese Daten Zugriff über die Verbandsverwaltung. 

In solchen Fall beachten wir die gesetzlichen Vorgaben und schließen insbesondere entsprechende Verträge bzw. Vereinbarungen, die dem Schutz der Daten dienen, mit den Empfängern der Daten ab.

Datenübermittlung innerhalb der Organisation: Wir können personenbezogene Daten an andere Stellen innerhalb unserer Organisation übermitteln oder ihnen den Zugriff auf diese Daten gewähren. Sofern diese Weitergabe zu administrativen Zwecken erfolgt, beruht die Weitergabe der Daten auf berechtigten unternehmerischen und betriebswirtschaftlichen Interessen oder erfolgt, sofern sie Erfüllung unserer vertragsbezogenen Verpflichtungen erforderlich ist oder wenn eine Einwilligung der Betroffenen oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

3) Rechte der betroffenen Person

3.1) Auskunftsrecht der betroffenen Person gemäß Art. 15 DSGVO:

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.

3.2) Recht auf Berichtigung gemäß Art. gemäß 16 DSGVO:

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

3.3) Recht auf Löschung „Recht auf Vergessenwerden“ gemäß Art. 17 DSGVO:

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

3.4) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO:

Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

3.5) Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO:

Sie haben den Anspruch, dass wir Ihnen die Ihre Person betreffenden Daten, die Sie uns übermittelt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung zu stellen. Sie können von uns zudem verlangen, dass wir diese Daten einem Dritten, auf Ihre erste Weisung hin unverzüglich übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und die Verarbeitung durch uns im Rahmen einer automatisierten Datenverarbeitung erfolgt. 
Bei der Ausübung dieses Rechts der Datenübertragbarkeit haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. 

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

3.6) Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO:

Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass ein solcher Widerruf für die zukünftige Verarbeitung gilt. Die bis dahin vorgenommene Verarbeitung der personenbezogenen Daten bleibt weiterhin rechtmäßig.

3.7) Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO: 

Sie haben nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen.

3.8) Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO:

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde für Datenschutz wenden.

4) Hinweise zum Speichern und Löschen von personenbezogenen Daten

Wir löschen personenbezogene Daten, wenn die Erforderlichkeit für eine weitere Speicherung nicht mehr besteht. Eine Erforderlichkeit ergibt sich z.B. wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Garantie- oder Gewährleistungsansprüche bearbeiten und prüfen zu können. Im Fall von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ziehen wir eine Löschung in Betracht, sobald die jeweilige Aufbewahrungspflicht erfüllt wurde.

5) Kontaktaufnahme via E-Mail

Sie haben die Möglichkeit uns per E-Mail zu kontaktieren. Hierbei werden personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet. Bei der Kontaktaufnahme via Kontaktformular erheben wir personenbezogene Daten, die in dem entsprechenden Kontaktformular ersichtlich sind. Die hiermit übermittelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der Beantwortung und Kontaktaufnahme basierend auf Ihrer Anfrage verarbeitet. Zusätzlich können weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden, die aus den Inhalten der übermittelten Informationen des Betroffenen hervorgehen können. Hervorgehend aus dem Zweck ergibt sich unser berechtigtes Interesse und die damit verbundene Rechtmäßigkeit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Bezieht sich die Kontaktanfrage auf einen Vertragsabschluss bzw. vorvertragliche Maßnahmen, so beziehen wir uns zusätzlich auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Ihre Daten werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht. Dies ist der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Zwingende gesetzliche Bestimmungen - insbesondere Aufbewahrungsfristen - bleiben unberührt.

6) Gender

In diesen Datenschutzhinweisen wird für alle Teilnehmer ausschließlich die männliche Sprachform verwendet. Hierin soll keine Bevorzugung des Männlichen und keine Diskriminierung des Weiblichen oder Diversen zum Ausdruck kommen. Die gewählte Form dient allein der besseren Übersichtlichkeit des Textes und damit einer leichteren Verständlichkeit des Inhalts. Alle Personen werden gleichberechtigt zu den Seminaren/ Veranstaltungen zugelassen.

7) Automatisierte Entscheidung / Profiling

Bei den oben aufgeführten Prozessen kommt keine automatische Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.